Einmal im Jahr liegt sie im Briefkasten: die Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft. Für viele Eigentümer ist sie ein Zahlenwerk, das man überfliegt, bis man unten die Nachzahlung sieht. Dabei ist die Abrechnung das wichtigste Kontrollinstrument, das eine Gemeinschaft hat – und der beste Frühindikator dafür, ob eine Verwaltung sauber arbeitet.
Diese Anleitung zeigt, wie die Abrechnung aufgebaut ist, worauf Sie in acht Prüfschritten achten sollten und welche Fristen gelten, wenn etwas nicht stimmt.
Was zur Jahresabrechnung gehört
Die Verwaltung ist verpflichtet, nach Ablauf des Kalenderjahres eine Abrechnung über den Wirtschaftsplan zu erstellen (§ 28 Abs. 2 WEG) und zusätzlich einen Vermögensbericht vorzulegen (§ 28 Abs. 4 WEG). Ein vollständiges Paket besteht damit aus vier Teilen:
- Gesamtabrechnung – mit allen tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Gemeinschaft im Abrechnungsjahr.
- Einzelabrechnung – mit Ihrem Anteil, den geleisteten Vorschüssen und dem Saldo.
- Vermögensbericht – mit Kontoständen, Rücklagenentwicklung, Forderungen und Verbindlichkeiten.
- Rücklagenentwicklung – als getrennte Darstellung von Zuführung, Entnahme und Bestand.
| Beschlossen wird nicht die Abrechnung selbst Seit der WEG-Reform 2020 beschließt die Versammlung nicht mehr über die Jahresabrechnung als Ganzes, sondern nur noch über die sogenannte Abrechnungsspitze: die Nachschüsse beziehungsweise die Anpassung der beschlossenen Vorschüsse (§ 28 Abs. 2 WEG). Praktische Folge: Wer die Abrechnung angreifen will, wendet sich gegen diesen Beschluss – nicht gegen das Zahlenwerk als solches. |
Die Prüfung in acht Schritten
1. Stimmt der Zeitraum?
Die Abrechnung muss sich auf das Kalenderjahr beziehen und alle Zahlungsvorgänge dieses Zeitraums enthalten. Maßgeblich ist grundsätzlich, wann Geld tatsächlich geflossen ist – nicht, wann die Rechnung datiert. Eine Ausnahme bilden Heizkosten, die verbrauchsabhängig für die Abrechnungsperiode ermittelt werden.
2. Passen Anfangs- und Endbestand?
Der Endbestand der Konten aus dem Vorjahr muss dem Anfangsbestand dieses Jahres entsprechen. Anfangsbestand plus Einnahmen minus Ausgaben muss den ausgewiesenen Endbestand ergeben. Diese schlichte Rechenprobe deckt erstaunlich viele Fehler auf.
3. Ist die Erhaltungsrücklage sauber getrennt?
Zuführung, Entnahmen und Bestand der Rücklage müssen gesondert und nachvollziehbar dargestellt sein. Entnahmen setzen einen Beschluss voraus. Ein häufiger Fehler ist die Vermischung von laufender Instandhaltung und Rücklagenentnahme.
4. Stimmen die Verteilerschlüssel?
Grundlage ist die Teilungserklärung beziehungsweise die Gemeinschaftsordnung, ergänzt um wirksame Beschlüsse. Prüfen Sie, ob jede Kostenposition nach dem richtigen Schlüssel verteilt wurde – Miteigentumsanteile, Wohnfläche, Einheiten oder Verbrauch. Abweichende Schlüssel ohne Beschlussgrundlage sind ein klassischer Anfechtungsgrund.
5. Sind die Heizkosten korrekt abgerechnet?
Die Heizkostenverordnung verlangt eine verbrauchsabhängige Abrechnung von mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten. Prüfen Sie, ob der Verteilungsmaßstab dem Beschluss entspricht und ob die Abrechnung des Messdienstleisters beigefügt ist.
6. Sind einmalige und wiederkehrende Kosten plausibel?
Vergleichen Sie die Positionen mit dem Vorjahr und dem Wirtschaftsplan. Auffällige Abweichungen sind nicht automatisch falsch – aber sie gehören erklärt. Fragen Sie gezielt nach: größere Reparaturen, Versicherungsprämien, Verwaltervergütung, Kosten für Sonderleistungen.
7. Stimmt Ihre Einzelabrechnung?
Kontrollieren Sie die Summe Ihrer tatsächlich geleisteten Hausgeldzahlungen anhand Ihrer Kontoauszüge. Sie muss den in der Abrechnung ausgewiesenen Vorschüssen entsprechen. Auch der Miteigentumsanteil sollte mit Ihrem Grundbuchstand übereinstimmen.
8. Nehmen Sie Belegeinsicht
Jeder Eigentümer hat das Recht, die Belege einzusehen – in der Regel in den Räumen der Verwaltung nach Terminvereinbarung, häufig auch digital. Man muss nicht alles prüfen: Stichproben bei den größten Positionen und bei allem, was neu ist, bringen den meisten Erkenntnisgewinn.
Die häufigsten Fehlerquellen
Bestimmte Fehler tauchen immer wieder auf. Wenn Sie nur begrenzt Zeit haben, sehen Sie sich zuerst diese Punkte an:
- Falscher Verteilerschlüssel – Kosten werden nach Miteigentumsanteilen verteilt, obwohl die Teilungserklärung einen anderen Schlüssel vorsieht – oder umgekehrt.
- Vermischte Rücklage – Entnahmen aus der Erhaltungsrücklage tauchen als laufende Ausgabe auf, ohne dass die Rücklage entsprechend reduziert wird.
- Nicht umlagefähige Positionen – Kosten, die nur einzelne Einheiten betreffen, etwa Sondernutzungsrechte oder Gewerbeeinheiten, werden auf alle umgelegt.
- Abgrenzungsfehler – Rechnungen aus dem Vorjahr, die im Januar bezahlt wurden, erscheinen doppelt oder gar nicht.
- Ungeprüfte Heizkostenabrechnung – Die Abrechnung des Messdienstleisters wurde nicht geprüft, sondern nur weitergereicht.
Sonderfall: Verkauf im Abrechnungsjahr
Wechselt eine Wohnung während des Abrechnungsjahres den Eigentümer, gilt der Grundsatz: Die Abrechnungsspitze schuldet derjenige, der zum Zeitpunkt der Beschlussfassung im Grundbuch als Eigentümer eingetragen ist. Wer im laufenden Jahr kauft, kann also für Nachzahlungen aus einem Zeitraum herangezogen werden, in dem ihm die Wohnung noch nicht gehörte. Intern lässt sich das im Kaufvertrag regeln – gegenüber der Gemeinschaft gilt die Grundbuchlage. Prüfen Sie als Käufer deshalb vor dem Notartermin die letzten beiden Abrechnungen und den Rücklagenstand.
Die Rolle des Verwaltungsbeirats
Der Beirat prüft Wirtschaftsplan, Jahresabrechnung und Vermögensbericht vorab und gibt der Versammlung eine Stellungnahme. Diese Prüfung ist keine Wirtschaftsprüfung – niemand erwartet vom Beirat eine Bilanzanalyse. Erwartet wird eine nachvollziehbare Plausibilitätskontrolle, dokumentiert in einem kurzen Prüfvermerk.
| Prüfvermerk in fünf Zeilen Wer hat wann geprüft, welche Unterlagen lagen vor, welche Stichproben wurden gezogen, welche Rückfragen gab es, mit welchem Ergebnis. Mehr braucht es nicht – aber genau das schützt den Beirat im Zweifelsfall. |
Fristen: Wenn etwas nicht stimmt
Halten Sie den Beschluss über die Nachschüsse für fehlerhaft, müssen Sie zügig handeln. Die Anfechtungsklage ist innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung zu erheben und innerhalb von zwei Monaten zu begründen (§ 45 WEG). Diese Fristen sind nicht verlängerbar. Wer sie versäumt, muss den Beschluss gegen sich gelten lassen, auch wenn die Abrechnung Fehler enthält.
Vor einer Klage lohnt fast immer das Gespräch: Viele Unstimmigkeiten sind Übertragungsfehler, die eine Verwaltung korrigiert, sobald man sie benennt. Und ein Punkt bleibt unabhängig davon bestehen: Das laufende Hausgeld dürfen Sie nicht einbehalten, auch nicht bei fehlerhafter oder fehlender Abrechnung. Das hat der Bundesgerichtshof zuletzt mit Urteil vom 14. November 2025 (V ZR 190/24) bestätigt.
Wenn die Abrechnung gar nicht kommt
Die Abrechnung ist zeitnah nach Ablauf des Wirtschaftsjahres zu erstellen; viele Verwalterverträge nennen dafür drei bis sechs Monate. Kommt über Jahre keine Abrechnung, ist das ein ernstes Warnsignal – und bei beharrlicher Pflichtverletzung trotz Aufforderung ein Grund, sich vom Verwalter zu trennen. Wie das rechtlich abläuft, beschreibt unser Beitrag zum Kündigen der Hausverwaltung.
Zweite Meinung aus der Region
Wenn eine Gemeinschaft in Marsberg, Warburg oder Umgebung sich unsicher ist, ob ihre Abrechnung sauber ist, sehen wir sie uns an. Wir verwalten rund 800 Einheiten und wissen, wie eine korrekte Abrechnung aussieht – und woran man erkennt, dass in der Buchhaltung etwas grundsätzlich schiefläuft.
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Häufige Fragen
Wann muss die Jahresabrechnung vorliegen?
Zeitnah nach Ende des Wirtschaftsjahres. Üblich und in vielen Verwalterverträgen vereinbart sind drei bis sechs Monate. Eine starre gesetzliche Frist gibt es nicht.
Was ist der Unterschied zwischen Jahresabrechnung und Vermögensbericht?
Die Jahresabrechnung stellt Einnahmen und Ausgaben des Jahres dar. Der Vermögensbericht zeigt den Stand: Kontobestände, Erhaltungsrücklage, Forderungen und Verbindlichkeiten zum Stichtag.
Darf ich als Eigentümer die Belege einsehen?
Ja. Die Belegeinsicht ist Ihr Recht und erfolgt üblicherweise nach Terminvereinbarung in den Räumen der Verwaltung oder digital.
Wie lange kann ich die Abrechnung anfechten?
Die Anfechtungsklage gegen den Beschluss über die Nachschüsse muss innerhalb eines Monats nach der Versammlung erhoben und innerhalb von zwei Monaten begründet werden (§ 45 WEG).
Darf ich bei fehlerhafter Abrechnung das Hausgeld kürzen?
Nein. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht – der BGH hat das mit Urteil vom 14.11.2025 (V ZR 190/24) bestätigt. Der richtige Weg ist die Beanstandung, notfalls die Anfechtung des Beschlusses.